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Exploremos la realidad de las empresas que mantienen áreas de mantenimiento en sus estructuras, donde se deben realizar servicios de diferente tipo y complejidad. Podemos citar tres ejemplos de empresas que viven este escenario:
1. Organizaciones donde la realización del mantenimiento sea la actividad principal.
2. Fabricantes que brinden asistencia técnica a sus productos durante el período de garantía o realicen servicios correctivos bajo demanda inherentes al ciclo de vida del producto o equipo.
3. Industrias que necesiten realizar mantenimiento a su flota de máquinas asociadas a la producción.
Cada sección ilustra un escenario que ciertamente se encuentra en la vida cotidiana de estas organizaciones y exploramos los procesos automatizados por IClass One junto con SAP Business One.
Planes de mantenimiento bien definidos y ejecutados de acuerdo con la planificación de ingeniería de mantenimiento son cruciales para mantener las máquinas en pleno funcionamiento, evitando tiempos de inactividad no programados medidos por el indicador MTBF (indicador de tiempo medio entre fallas). Esta disciplina se aplica a escenarios donde la empresa realiza mantenimiento a sus propios equipos u ofrece contratos de mantenimiento al mercado a través de sus áreas de posventa (en el caso de fabricantes de productos). El módulo de mantenimiento IClass One agregado a los principales módulos de SAP Business One permite a sus usuarios monitorear y configurar planes individualizados para cada tipo de equipo y tecnología, ampliando las posibilidades de retribución o eficiencia en la prestación de los servicios de mantenimiento realizados por su personal técnico. que a menudo necesita ser multidisciplinario. El abanico de oportunidades que abren estas funcionalidades están disponibles para el ecosistema SAP Business One, sumando tecnología de punta para nuestros clientes.
La demanda de repuestos para realizar el mantenimiento de equipos se reconoce como un desafío a la hora de definir el stock de las áreas de posventa y asistencia técnica. El catálogo puede ser muy extenso, haciendo inviable adquirir gran parte del listado con antelación. Por otro lado, los contratos practicados en el mercado requieren cada vez más agilidad para completar los servicios correctivos demandados por los clientes, los cuales contienen SLA cortos, exigiendo agilidad para cerrar las Órdenes de Servicio de manera asertiva.
¿Y cómo se modifica este escenario con el uso de SAP Business One en el área de compras en conjunto con el uso de IClass One en el área de mantenimiento y posventa?
1. Utilizando las dos soluciones integradas, el intercambio de información relacionada con órdenes de compra, llamadas de servicio y uso de repuestos o transferencia de stock es inmediato.
2. La emisión de órdenes de venta y facturas relacionadas con servicios es automática, permitiendo una gestión sencilla y detallada del uso de piezas por modelo de equipo, contrato o cliente.
3. Con una vista del stock en línea de todas las áreas, incluido el stock en el campo, es posible evaluar la viabilidad de los servicios de manera práctica.
Todavía vemos que muchas operaciones de clientes que utilizan SAP Business One tienen dificultades para obtener información básica de un servicio externo, necesaria para generar facturas o cargos. En la mayoría de los contratos de mantenimiento existe un cargo que varía según algunos factores, como: duración del servicio, tipo de servicio realizado, desplazamiento del técnico. Esta información debe complementarse con presupuestos específicos que varían según el escenario del cliente, y existe un gran costo operativo para el back office de las empresas para organizar este intercambio de información.
Este escenario se modifica radicalmente con el uso de SAP Business One en el área de facturación en conjunto con el uso de IClass One en el sector de posventa o asistencia técnica:
1. La información recopilada por el empleado en el campo se transmite automáticamente y en línea a SAP Business One. Las llamadas de servicio se actualizan con todos los datos relacionados con el uso de piezas.
2. La emisión de facturas se vuelve sencilla, con prueba digital del escenario encontrado por el empleado, además de registrar los servicios realizados y las piezas reemplazadas.
3. De forma ágil, el empleado pasa a realizar la siguiente actividad que puede ser monitoreada por toda la empresa de forma clara y gerencial.
En los contratos de mantenimiento preventivo que no incluyen la ejecución de todo tipo de servicios o reposición de piezas, es común que la empresa que mantiene los equipos identifique la necesidad de servicios adicionales, como correctivos o intervenciones específicas en las máquinas evaluadas. En este proceso es necesario elaborar un presupuesto o propuesta comercial. Este flujo es lento cuando las áreas no automatizan sus procesos con tecnología. En IClass One es posible definir Workflows al final del SO que alertan inmediatamente al área de backoffice para que los empleados tengan acceso a la información recopilada en campo, necesaria para preparar su propuesta/presupuesto para una rápida aprobación por parte del cliente final.
Los presupuestos aprobados en SAP Business One se transforman en órdenes de venta y se pueden sincronizar con IClass One para que se pueda ejecutar el servicio. El intercambio de información entre ambos sistemas automatiza la devolución de datos en los casos en que exista facturación posterior a la realización del servicio. La ganancia operativa es muy significativa, lo que hace que el retorno de la inversión (ROI) en el complemento sea casi inmediato.
Para cerrar el ciclo de beneficios obtenidos en este tipo de operaciones, las empresas de servicios necesitan obtener el margen real por contrato de mantenimiento. SAP Business One proporciona varios mecanismos para mostrar los indicadores operativos de los sectores, sin embargo, para ciertas operaciones, muchos de los costos se generan fuera de la oficina y por lo tanto deben asignarse en contratos o servicios realizados para cada cliente. Podemos observar operaciones donde las consolidaciones financieras se centralizan en un único sector de asistencia técnica y de esta manera los contratos muy rentables quedan enmascarados por otros no rentables. Con las dos herramientas integradas, un nivel superior de gestión está disponible para nuestros clientes, proporcionando un diferenciador competitivo en el mercado por la excelencia y calidad de ejecución del servicio en campo.
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