Las empresas de instalaciones se enfrentan a numerosos desafíos a la hora de gestionar empleados y contratos con diferentes alcances de servicios. La complejidad de este entorno de trabajo requiere una gestión meticulosa para garantizar la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA). Este artículo explora los principales problemas que enfrentan los servicios de logística y gestión de instalaciones y propone algunas soluciones prácticas.
1. Diversidad de alcances del servicio de gestión de instalaciones
Desafíos:
La principal dificultad radica en la gestión de múltiples contratos que tienen diferentes alcances de servicios. Cada contrato puede requerir habilidades y conocimientos específicos, además de plazos diferentes. Esto requiere que los gerentes sean extremadamente organizados y capaces de adaptar rápidamente sus planes de acción.
Soluciones:
- Segmentación y especialización: Dividir los contratos en segmentos específicos y capacitar equipos especializados para cada tipo de servicio puede aumentar la eficiencia y la calidad del trabajo.
- Sistema de Gestión Integrado: Utilizar un software de gestión de contratos que permita visualizar y controlar todos los contratos en un solo lugar puede facilitar la organización y el seguimiento.
2. Asignación de empleados
Desafíos:
La asignación correcta de empleados es crucial. Los responsables de Facilities Management deben identificar el perfil adecuado para cada tarea, teniendo en cuenta las habilidades, la experiencia y la disponibilidad de los empleados. Un error en la asignación puede resultar en baja productividad e insatisfacción del cliente.
Soluciones:
- Mapeo de habilidades: Realizar un levantamiento detallado de las habilidades y competencias de cada colaborador. Este mapeo debe actualizarse periódicamente para reflejar las nuevas adquisiciones de conocimientos.
- Herramientas de asignación dinámica: El uso de herramientas tecnológicas que ayuden en la asignación de recursos humanos con base en algoritmos de optimización puede reducir errores y mejorar la eficiencia.
3. Monitoreo de actividades de gestión de instalaciones
Desafíos:
Supervisar las actividades de los empleados, especialmente en diferentes ubicaciones y contratos, es un desafío logístico importante. Los gerentes de gestión de instalaciones deben asegurarse de que las tareas se completen según los estándares de calidad establecidos y a tiempo.
Soluciones:
- Tecnología de monitoreo: La adopción de tecnologías de monitoreo remoto, como aplicaciones móviles y sistemas de seguimiento, permite a los gerentes monitorear el progreso de las actividades en tiempo real.
- Informes periódicos: Establecer una rutina de informes diarios o semanales, donde los empleados registren sus actividades y avances, ayuda a mantener el control e identificar rápidamente cualquier desviación.
4. Cumplimiento de los SLA (Acuerdos de Nivel de Servicio)
Desafíos:
Cada contrato de gestión de instalaciones tiene diferentes SLA, que definen niveles de servicio y plazos específicos. Cumplir con estos acuerdos es fundamental para mantener la satisfacción del cliente y evitar sanciones. Sin embargo, gestionar distintos SLA puede ser complicado, especialmente cuando hay escasez de recursos o circunstancias imprevistas.
Soluciones:
- Planificación y priorización: desarrollar un plan de acción claro y priorizar las tareas en función de los SLA ayuda a garantizar que se cumplan primero los compromisos más críticos.
- Herramientas de gestión de SLA: el uso de herramientas que permitan monitorear los SLA y alertar a los gerentes sobre plazos inminentes o riesgos de incumplimiento puede mejorar significativamente la gestión de contratos.
5. Control de Materiales y Suministros para la Gestión de Instalaciones
Desafíos:
El control de los materiales y suministros utilizados en campo es un aspecto crucial para el buen funcionamiento de los servicios. La falta de materiales puede retrasar los proyectos de gestión de instalaciones, mientras que el desperdicio puede aumentar los costos. Además, la logística de reemplazar materiales en diferentes ubicaciones puede ser compleja.
Soluciones:
- Sistema de Inventario: Implementar un sistema de inventario robusto que permita el seguimiento de materiales y suministros en tiempo real. Este sistema debe ser accesible para los trabajadores de campo para que puedan registrar el uso y solicitar reemplazo cuando sea necesario.
- Alianzas con Proveedores: Establecer alianzas estratégicas con proveedores para garantizar la disponibilidad de materiales y suministros de forma rápida y eficiente. Los acuerdos de suministro justo a tiempo pueden reducir la necesidad de grandes inventarios y optimizar la logística.
6. Comunicación y coordinación de la gestión de instalaciones
Desafíos:
La comunicación eficiente entre empleados, gerentes y clientes es esencial para coordinar la gestión de las instalaciones. La falta de una comunicación clara puede dar lugar a malentendidos, reelaboraciones e insatisfacción del cliente.
Soluciones:
- Plataformas de comunicación: Utilice plataformas de comunicación integradas que permitan compartir información en tiempo real entre todos los involucrados en el proyecto. Las aplicaciones de mensajería instantánea, las videoconferencias y los portales de clientes son herramientas útiles para la gestión de instalaciones.
- Reuniones periódicas: establecer reuniones periódicas, tanto en persona como virtuales, para alinear expectativas, actualizar el estado del proyecto y resolver cualquier problema rápidamente.
7. Treinamento e Desenvolvimento na Gestão de Facilities
Desafíos:
Mantener a los empleados actualizados con las mejores prácticas y las nuevas tecnologías es un desafío constante en la gestión de instalaciones. Invertir en formación y desarrollo es crucial para garantizar que el equipo sea capaz de llevar a cabo sus tareas con eficiencia y calidad.
Soluciones:
- Programas de capacitación continua: Implementar programas de capacitación continua que aborden no sólo las habilidades técnicas, sino también el desarrollo de competencias de gestión del comportamiento y de las instalaciones.
- Retroalimentación y evaluaciones: Realizar evaluaciones de desempeño periódicas y brindar retroalimentación constructiva a los empleados ayuda a identificar áreas de mejora y oportunidades de desarrollo.
La gestión de instalaciones es una tarea compleja que requiere un equilibrio entre la eficiencia operativa, la calidad del servicio y la satisfacción del cliente. Los gerentes de servicios y logística enfrentan numerosos desafíos, desde la correcta asignación de recursos hasta el estricto cumplimiento de los SLA. Sin embargo, con el uso adecuado de las tecnologías, la planificación estratégica y la inversión en el desarrollo del personal, es posible superar estas dificultades y lograr resultados excepcionales. La clave es adoptar un enfoque proactivo e integrado, que considere todas las variables involucradas y busque continuamente optimizar los procesos.
Solución IClass FS para los desafíos de la gestión de instalaciones
IClass FS ofrece una solución robusta e integrada para afrontar los principales retos de las empresas de instalaciones en la gestión de empleados y contratos con diferentes alcances de servicio. A continuación se muestran algunas formas en que IClass FS puede transformar estas operaciones:
Asignación y supervisión de empleados
Con IClass FS es posible realizar un mapeo detallado de las competencias de los empleados y utilizar algoritmos de optimización para asignar al mejor técnico para el servicio de gestión de instalaciones. Además, la plataforma ofrece herramientas de monitoreo remoto a través de la aplicación, permitiendo supervisar en tiempo real al personal externo y sus actividades.
Cumplimiento de los SLA
IClass FS incluye funciones para monitorear SLA, alertar a los gerentes sobre plazos inminentes y riesgos de incumplimiento. Esto garantiza que se cumplan estrictamente los niveles de servicio de gestión de instalaciones acordados, evitando sanciones y garantizando la satisfacción del cliente.
Control de Materiales y Suministros en la Gestión de Instalaciones
La solución permite el seguimiento en tiempo real de materiales y suministros, con un sistema de inventario sólido accesible para los empleados de campo. Esto optimiza la logística de reemplazo y reduce el desperdicio.
Con IClass FS, las empresas de gestión de instalaciones pueden superar sus desafíos operativos y lograr la excelencia en sus servicios.
