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SAP Business One e IClass One para áreas de manutenção

Vamos explorar a realidade das empresas que mantêm em suas estruturas áreas de manutenção, onde serviços de diversos tipos e complexidades precisam ser executados. Podemos citar três exemplos de empresas que vivem esse cenário:

1. Organizações, onde a execução da manutenção é a principal atividade.

2. Fabricantes que realizam a assistência técnica dos seus produtos em período de garantia ou executam serviços corretivos sob demanda inerentes ao ciclo de vida do produto ou equipamento. 

3. Indústrias que necessitam realizar manutenções no seu parque de máquinas associadas à produção. 

Cada seção ilustra um cenário garantidamente encontrado no dia a dia dessas organizações e exploramos os processos automatizados pelo IClass One em conjunto com o SAP Business One.

Planos de manutenção64 no IClass One, com registros dos serviços no SAP Business One

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Planos de manutenção bem definidos e executados de acordo com o planejamento da engenharia da manutenção são cruciais para manter as máquinas em pleno funcionamento evitando as paradas não programadas medidas pelo indicador MTBF (indicador de tempo médio entre falhas). Essa disciplina se aplica aos cenários onde a empresa realiza a manutenção em equipamentos próprios ou oferta ao mercado contratos de manutenção através das suas áreas de pós-vendas (caso de fabricantes de produtos). O módulo de manutenção do IClass One agregado aos principais módulos do SAP Business One permite que seus usuários monitorem e configurem planos individualizados para cada tipo de equipamento e tecnologia, ampliando as possibilidades de remuneração ou eficiência na prestação do serviço de manutenção executado pelo seu corpo técnico, que necessita ser muitas vezes multi-disciplinar. O leque de oportunidades que se abre com essas funcionalidades está disponível para o ecossistema do SAP Business One agregando tecnologia de ponta para os nossos clientes.

Estoque em campo no IClass One, com pedidos de venda no SAP Business One

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A demanda de peças para a execução da manutenção de equipamentos é reconhecidamente um desafio para definir o estoque das áreas de pós-vendas e assistência técnica. O catálogo pode ser muito extenso tornando inviável a compra com antecedência de grande parte da lista. Por outro lado, os contratos praticados no mercado exigem cada vez mais agilidade para finalizar os serviços corretivos demandados pelos clientes, que contém SLAs de tempo curtos, demandando agilidade para o encerramento das Ordens de Serviço de forma assertiva.  

E como esse cenário é modificado com o uso do SAP Business One na área de compras em conjunto com o uso do IClass One na área de manutenção e pós-vendas? 

1. Com o uso das duas soluções integradas, a troca de informações relacionadas a pedidos de compras, chamados de serviços e uso de peças ou transferência de estoque é imediata. 

2. As emissões de pedidos de vendas e faturas referentes aos serviços são automáticas, permitindo a gestão simples e detalhada do uso de peças por modelo de equipamento, contrato, ou cliente.

3. Com a visão do estoque online de todas a áreas, incluindo o estoque em campo é possível avaliar a viabilidade dos serviços de forma prática.

Registro das horas e deslocamentos dos técnicos no SAP Business One

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Ainda vemos muitas operações de clientes que utilizam o SAP Business One com dificuldades na obtenção de informações básicas oriundas de um serviço externo, necessárias para gerar faturas ou cobranças. Em grande parte dos contratos de manutenção, há uma cobrança que varia de acordo com alguns fatores, tais como: duração do serviço, tipo do serviço realizado, deslocamento do técnico. Essas informações devem ser complementadas com orçamentos específicos que variam de acordo com o cenário do cliente, e há um grande custo operacional do backoffice das empresas para organizar essa troca de informações.

Esse cenário é modificado radicalmente com o uso do SAP Business One na área de faturamento em conjunto com o uso do IClass One no setor de pós-vendas ou de assistência técnica:

1. As informações coletadas pelo colaborador em campo são transmitidas de forma automática e online para o SAP Business One. Os chamados de serviço são atualizados com todos os dados relativos ao uso de peças. 

2. Emissões de faturas se tornam simples, com comprovação digital do cenário encontrado pelo funcionário, além do registro dos serviços realizados e peças trocadas.

3. De forma ágil, o funcionário passa a executar a próxima atividade que pode ser acompanhada por toda a empresa de forma clara e gerencial.

Orçamentos decorrentes das manuteções preventivas

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Em manutenções preventivas de contratos que não contemplam  a execução de todos os tipos de serviço ou reposição de peças, é comum que a empresa mantenedora dos equipamentos identifique necessidades de execuções de serviços adicionais, como corretivas, ou intervenções específicas nas máquinas avaliadas. Nesse processo, se faz necessária a elaboração de um orçamento ou proposta comercial. Esse fluxo é moroso quando as áreas não automatizam seus processos com tecnologia. No IClass One é possível definir Workflows no encerramento da OS que alertam a área do backoffice de imediato para que os colaboradores tenham acesso às informações coletadas em campo, necessárias para elaborar sua proposta/orçamento para aprovação rápida do cliente final. 

Os orçamentos aprovados no SAP Business One, são transformados em pedidos de venda e podem ser sincronizados com o IClass One para que o serviço seja executado. A troca de informações entre os dois sistemas automatiza o retorno dos dados nos casos em que há faturamentos após a execução de serviço. O ganho operacional é muito significativo tornando o retorno do investimento (ROI) no Addon, quase imediato.

Retorno das informações automatizado para geração da margem de contratos no SAP Business One

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Para fechar o ciclo de benefícios obtidos nesses tipos de operações, as empresas de serviços necessitam obter a margem real por contrato de manutenção. O SAP Business One disponibiliza diversos mecanismos para expor os indicadores operacionais dos setores, entretanto, para determinadas operações, muitos dos custos são gerados fora do escritório e portanto necessitam ser alocados nos contratos ou nos serviços executados em cada um dos clientes. Podemos observar operações, onde as consolidações financeiras são centralizadas em um único setor de assistência técnica e dessa forma, contratos muito rentáveis são mascarados por outros deficitários. Com as duas ferramentas integradas, um nível superior de gestão é disponibilizado aos nossos clientes, sendo um diferencial competitivo no mercado de excelência e qualidade de execução de serviços em campo.

Estudo de caso

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Empresas com 27 anos de experiência, com clientes por todo Brasil

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O IClass One é utilizado por diversos segmentos de mercado e indústrias.

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