Uma ordem de serviço de manutenção é o documento utilizado para planejar, autorizar, acompanhar e registrar uma intervenção realizada em um equipamento, instalação ou infraestrutura.
A OS reúne as informações necessárias para que a equipe saiba qual ativo será atendido, qual é o problema ou atividade programada, quais recursos serão necessários, quem executará o trabalho e como o resultado deverá ser registrado.
Depois da execução, a ordem também preserva o diagnóstico, os procedimentos realizados, os materiais utilizados, os horários, as medições e as condições finais do equipamento.
Sem esse registro, boa parte do conhecimento produzido pela manutenção permanece apenas com o profissional que realizou o atendimento. Isso dificulta a análise de falhas recorrentes, o planejamento de recursos e a construção de um histórico confiável dos ativos.
Neste artigo, você aprenderá como estruturar uma OS de manutenção, quais campos utilizar e como adaptar o documento para atividades preventivas, corretivas e preditivas.
O que é uma ordem de serviço de manutenção?
A ordem de serviço de manutenção é um registro que formaliza uma atividade técnica relacionada a um ativo ou local.
Ela pode ser criada a partir de diferentes acontecimentos, como:
- Identificação de uma falha.
- Solicitação de um operador.
- Reclamação de um cliente.
- Inspeção técnica.
- Alarme ou leitura de sensor.
- Plano de manutenção preventiva.
- Resultado de uma análise preditiva.
- Recomendação deixada em uma OS anterior.
- Necessidade de instalação ou melhoria.
- Exigência contratual ou regulatória.
A ordem acompanha a atividade desde sua abertura até o encerramento. Durante esse percurso, ela funciona como uma fonte comum de informação para solicitantes, planejadores, supervisores, técnicos, responsáveis pelo estoque e gestores.
A OS não deve ser vista somente como um relatório preenchido depois do trabalho. Ela também precisa orientar a preparação e a execução da manutenção.
Para que serve uma OS de manutenção?
A principal finalidade da OS é organizar o trabalho e preservar as informações produzidas durante a intervenção.
Ela pode ser utilizada para:
- Identificar o equipamento atendido.
- Registrar a falha ou necessidade encontrada.
- Avaliar prioridade e criticidade.
- Autorizar a execução do serviço.
- Definir o profissional responsável.
- Programar data e horário.
- Reservar materiais e ferramentas.
- Informar procedimentos e cuidados.
- Registrar diagnóstico e causa.
- Controlar horas de trabalho.
- Documentar peças utilizadas.
- Registrar medições e testes.
- Apontar pendências.
- Atualizar o histórico do equipamento.
- Calcular custos e indicadores.
Quando as ordens são preenchidas de maneira padronizada, a empresa consegue transformar registros operacionais em informações para o planejamento da manutenção.
Qual é a diferença entre solicitação e ordem de manutenção?
A solicitação comunica que existe uma necessidade. A ordem autoriza, planeja e documenta o trabalho necessário para atendê-la.
Imagine que um operador perceba um ruído incomum em uma máquina e informe a equipe responsável. Esse registro inicial é uma solicitação.
Antes de gerar a OS, o responsável pela manutenção pode avaliar:
- Qual equipamento está envolvido.
- Se o sintoma representa risco.
- Qual é o impacto na produção.
- Se a atividade precisa ser imediata.
- Qual profissional deve ser enviado.
- Quais materiais podem ser necessários.
- Se já existe uma ordem aberta para o mesmo problema.
Depois dessa avaliação, a solicitação pode originar uma ou mais ordens de serviço.
Essa separação evita que toda observação seja encaminhada diretamente para execução sem classificação, planejamento ou verificação.
Quais são os tipos de ordem de serviço de manutenção?
A estrutura da OS deve acompanhar a natureza da atividade. Uma corretiva precisa detalhar falha, diagnóstico e reparo. Uma preventiva deve informar frequência, procedimento e itens de inspeção.
Ordem de serviço de manutenção preventiva
A manutenção preventiva é realizada de acordo com uma programação previamente definida. Seu objetivo é reduzir a probabilidade de falhas e conservar as condições de funcionamento do ativo.
A OS preventiva pode ser gerada por:
- Intervalo de dias ou meses.
- Horas de funcionamento.
- Quilometragem.
- Quantidade produzida.
- Número de ciclos.
- Recomendação do fabricante.
- Exigência contratual.
- Plano interno de manutenção.
Ela normalmente apresenta:
- Plano de manutenção relacionado.
- Frequência da atividade.
- Data da última intervenção.
- Procedimentos programados.
- Checklist de inspeção.
- Materiais previstos.
- Medições esperadas.
- Limites aceitáveis.
- Próxima data prevista.
Em um sistema de manutenção, as ordens preventivas podem ser geradas automaticamente conforme a frequência cadastrada. A documentação do IBM Maximo, por exemplo, apresenta registros de manutenção preventiva associados a frequências e ao histórico das ordens geradas para cada plano. IBM
Ordem de serviço de manutenção corretiva
A OS corretiva trata uma anormalidade identificada no equipamento, mesmo que ainda não tenha ocorrido uma interrupção completa.
Ela pode ser criada após:
- Reclamação de funcionamento inadequado.
- Inspeção preventiva.
- Alarme do equipamento.
- Medição fora do limite.
- Identificação de desgaste.
- Vazamento.
- Ruído ou vibração incomum.
- Falha de componente.
- Parada do ativo.
A ordem precisa separar claramente:
- Sintoma informado.
- Condição encontrada.
- Diagnóstico.
- Causa identificada.
- Ação corretiva.
- Peças substituídas.
- Testes realizados.
- Condição após o reparo.
A manutenção corretiva e a preventiva possuem objetivos e formas de programação diferentes. A primeira responde a uma condição anormal; a segunda segue uma programação destinada a reduzir o surgimento de falhas. IBM
Ordem de serviço de manutenção preditiva
A manutenção preditiva utiliza o acompanhamento das condições do ativo para determinar o momento adequado de intervenção.
A OS pode ser originada por resultados de:
- Análise de vibração.
- Termografia.
- Análise de óleo.
- Ultrassom.
- Monitoramento de temperatura.
- Inspeção elétrica.
- Medição de pressão.
- Acompanhamento de desempenho.
Além dos campos comuns, ela deve apresentar:
- Ponto de medição.
- Técnica aplicada.
- Valor encontrado.
- Limite de referência.
- Tendência observada.
- Diagnóstico provável.
- Recomendação.
- Prazo para nova medição ou intervenção.
Uma medição isolada nem sempre permite compreender a evolução da condição. Por isso, os resultados precisam permanecer ligados ao mesmo equipamento e ponto de monitoramento.
Ordem de inspeção
A ordem de inspeção é utilizada para verificar as condições do ativo ou da instalação, mesmo quando não existe um reparo previamente programado.
Ela pode registrar:
- Itens inspecionados.
- Condição encontrada.
- Conformidades.
- Não conformidades.
- Medições.
- Evidências fotográficas.
- Recomendações.
- Necessidade de nova OS.
- Prazo para correção.
Se a inspeção identificar uma falha, poderá gerar uma ordem corretiva separada. Assim, a empresa preserva a origem da descoberta e acompanha a resolução do problema.
Ordem de emergência
A ordem emergencial está relacionada a uma situação que exige atendimento imediato devido ao impacto, à interrupção ou ao risco envolvido.
A prioridade não deve depender apenas da percepção de urgência do solicitante. A empresa precisa considerar:
- Segurança.
- Impacto ambiental.
- Interrupção da produção.
- Quantidade de pessoas afetadas.
- Criticidade do ativo.
- Risco de agravamento.
- Existência de equipamento reserva.
- Prazo contratual.
- Possibilidade de solução temporária.
Mesmo em uma emergência, é necessário registrar o que ocorreu, quais ações foram tomadas e quais pendências permaneceram.
Quais informações uma ordem de manutenção deve ter?
Os campos podem variar, mas a OS precisa acompanhar todas as etapas do trabalho.
1. Identificação da ordem
Inclua:
- Número único da OS.
- Data e horário de abertura.
- Origem da demanda.
- Tipo de manutenção.
- Situação atual.
- Unidade ou área.
- Solicitante.
- Ordem ou solicitação relacionada.
A identificação única permite localizar o atendimento e acompanhar todas as suas alterações.
2. Identificação do equipamento
O equipamento deve ser registrado de maneira inequívoca.
Os campos podem conter:
- Nome do ativo.
- Código patrimonial.
- Número de série.
- Marca e modelo.
- Localização.
- Setor.
- Centro de custo.
- Fabricante.
- Data de instalação.
- Condição de garantia.
- Criticidade.
- Horímetro, quilometragem ou ciclos.
Em instalações complexas, também pode ser necessário identificar o equipamento principal e o componente que será atendido.
3. Descrição da necessidade
O registro inicial deve explicar o sintoma ou a atividade programada.
Compare:
Descrição insuficiente:
“Motor com defeito.”
Descrição mais útil:
“Operador relata aumento de vibração e ruído durante a operação. O sintoma se intensifica após aproximadamente 20 minutos de funcionamento.”
A descrição não deve apresentar uma conclusão antes da avaliação técnica. O profissional pode encontrar uma causa diferente daquela imaginada pelo solicitante.
4. Classificação e prioridade
A OS pode registrar:
- Categoria da atividade.
- Prioridade.
- Criticidade do ativo.
- Impacto da ocorrência.
- Prazo de atendimento.
- Prazo de conclusão.
- Situação operacional do equipamento.
- Existência de risco.
- Possibilidade de produção reduzida.
Uma matriz de prioridade pode combinar urgência e impacto. Isso ajuda a evitar que todas as demandas sejam tratadas como igualmente urgentes.
5. Planejamento da manutenção
Antes da execução, informe:
- Técnico ou equipe responsável.
- Especialidade necessária.
- Data programada.
- Duração prevista.
- Quantidade de profissionais.
- Procedimento técnico.
- Materiais previstos.
- Ferramentas.
- Instrumentos de medição.
- Equipamentos de proteção aplicáveis.
- Documentos e manuais.
- Permissões e orientações de acesso.
Esse planejamento reduz a possibilidade de o profissional chegar ao local sem os recursos necessários.
6. Registro da execução
Durante a atividade, devem ser registrados:
- Data e horário de chegada.
- Início da manutenção.
- Pausas.
- Término.
- Tempo efetivamente trabalhado.
- Diagnóstico.
- Causa da falha.
- Procedimentos realizados.
- Peças substituídas.
- Materiais consumidos.
- Medições.
- Fotos.
- Testes.
- Condição encontrada.
- Condição final.
O histórico precisa explicar o que foi feito. Expressões como “manutenção realizada” não permitem compreender o atendimento em uma consulta futura.
7. Materiais e peças
Para cada item utilizado, registre:
- Código.
- Descrição.
- Quantidade.
- Unidade de medida.
- Lote ou número de série, quando necessário.
- Local de retirada.
- Custo.
- Peça removida.
- Destinação da peça antiga.
A separação entre materiais previstos e utilizados ajuda a melhorar o planejamento de serviços semelhantes.
8. Pendências e retorno
Se o serviço não for concluído, informe:
- Motivo da pendência.
- Situação do equipamento.
- Medida temporária adotada.
- Material necessário.
- Próximo responsável.
- Data prevista para retorno.
- Risco de manter o equipamento operando.
- Autorização necessária.
Uma OS pendente não deve permanecer sem responsável ou prazo.
9. Validação e encerramento
Antes do encerramento, verifique:
- Se o serviço programado foi executado.
- Se os materiais foram registrados.
- Se os horários estão corretos.
- Se as medições foram informadas.
- Se o teste final foi realizado.
- Se existem pendências.
- Se o equipamento foi liberado.
- Se o responsável conferiu o resultado.
A validação pode ser realizada pelo supervisor, operador, cliente ou responsável pelo local, conforme o processo da empresa.
Resumo dos campos essenciais
| Grupo | Informações recomendadas |
|---|---|
| Identificação | Número, data, tipo e situação da OS |
| Ativo | Código, descrição, localização e criticidade |
| Solicitação | Sintoma, necessidade ou atividade programada |
| Planejamento | Responsável, data, duração, materiais e ferramentas |
| Segurança | Riscos, orientações e controles aplicáveis |
| Execução | Diagnóstico, causa e procedimentos |
| Recursos | Horas, peças, materiais e serviços externos |
| Resultado | Testes, medições e condição final |
| Pendências | Motivo, responsável e prazo |
| Encerramento | Liberação, aprovação e data de conclusão |
Como fazer uma ordem de serviço de manutenção?
A criação pode ser organizada em oito etapas.
1. Registre a origem da demanda
Identifique se a OS foi gerada por uma falha, inspeção, plano preventivo, sensor, solicitação interna ou recomendação anterior.
2. Localize o ativo correto
Confirme código, número de série e localização. Equipamentos semelhantes instalados no mesmo ambiente podem causar registros associados ao ativo errado.
3. Consulte o histórico
Verifique:
- Intervenções anteriores.
- Falhas semelhantes.
- Peças substituídas.
- Tempo desde a última manutenção.
- Recomendações pendentes.
- Garantias.
- Manuais.
- Leituras anteriores.
O histórico pode evitar diagnósticos repetidos e revelar problemas recorrentes.
4. Classifique a prioridade
Avalie criticidade, impacto, urgência e risco. Defina um prazo compatível com a condição encontrada.
5. Planeje os recursos
Escolha profissionais, materiais, ferramentas e procedimentos. Confirme também se o equipamento precisará ser desligado e se outras áreas devem ser avisadas.
6. Programe a execução
Defina data, horário e duração estimada. Quando a manutenção interromper uma operação, combine a janela com os responsáveis envolvidos.
7. Registre o trabalho realizado
O técnico deve informar diagnóstico, causa, procedimentos, materiais, medições, testes e pendências.
8. Valide e encerre
Confirme o resultado e atualize a situação do equipamento. Quando necessário, gere uma nova ordem para o trabalho que permanecer pendente.
Modelo de ordem de serviço de manutenção
A estrutura abaixo pode ser adaptada à sua operação.
Identificação
Número da OS:
Data de abertura:
Tipo de manutenção:
Situação:
Prioridade:
Origem da demanda:
Equipamento
Nome do equipamento:
Código ou patrimônio:
Marca e modelo:
Número de série:
Localização:
Criticidade:
Horímetro ou medidor:
Solicitação
Sintoma ou atividade programada:
Data em que a condição foi identificada:
Situação operacional do equipamento:
Solicitante:
Planejamento
Técnico ou equipe:
Data programada:
Duração prevista:
Materiais previstos:
Ferramentas necessárias:
Procedimento ou checklist:
Orientações aplicáveis:
Execução
Data e horário de chegada:
Início:
Término:
Diagnóstico:
Causa encontrada:
Serviço realizado:
Materiais utilizados:
Medições:
Testes realizados:
Encerramento
Condição final do equipamento:
Pendências:
Próxima ação:
Próxima manutenção:
Responsável pela validação:
Data de encerramento:
Exemplo de ordem de serviço de manutenção corretiva
Número da OS: MAN 002451
Data de abertura: 21 de julho de 2026
Tipo: Manutenção corretiva
Situação: Concluída
Prioridade: Alta
Origem: Solicitação do operador
Equipamento: Bomba centrífuga
Código: BC-014
Localização: Área de utilidades
Criticidade: Alta
Relato: Operador identificou aumento de vibração e ruído durante o funcionamento. O equipamento permaneceu operando com capacidade reduzida.
Técnico responsável: Equipe de manutenção mecânica
Data programada: 21 de julho de 2026
Materiais previstos: Rolamento e elemento de vedação
Início: 10h15
Término: 12h40
Diagnóstico: Desgaste do rolamento, acompanhado de desalinhamento no conjunto.
Causa identificada: Deterioração do componente associada ao desalinhamento.
Serviço realizado: Substituição do rolamento, ajuste do alinhamento, inspeção das conexões e reaperto dos elementos de fixação.
Materiais utilizados: Um rolamento compatível e material de limpeza.
Teste final: Equipamento mantido em funcionamento e acompanhado após a intervenção. Não foram observados ruídos ou vibrações fora da condição esperada.
Pendências: Nenhuma.
Condição final: Equipamento liberado para operação.
Esse exemplo mantém separados o sintoma relatado, o diagnóstico, a causa e a ação realizada.
Exemplo de ordem de serviço preventiva
Número da OS: PREV 001782
Data de abertura: 20 de julho de 2026
Tipo: Manutenção preventiva
Plano relacionado: PM-AC-TRIM
Frequência: Trimestral
Situação: Concluída
Equipamento: Ar-condicionado Split
Código: AC-056
Localização: Sala de servidores
Horímetro: Não aplicável
Atividades programadas:
- Inspecionar filtros.
- Higienizar a unidade interna.
- Verificar conexões.
- Inspecionar dreno.
- Medir temperatura.
- Realizar teste de funcionamento.
Condição encontrada: Filtro com acúmulo de resíduos e dreno parcialmente obstruído.
Serviço realizado: Higienização da unidade, limpeza do dreno, limpeza do filtro e inspeção das conexões.
Teste final: Equipamento funcionando normalmente após a manutenção.
Recomendação: Manter acompanhamento da drenagem na próxima inspeção.
Próxima manutenção prevista: Outubro de 2026.
Como preencher a OS corretamente?
O preenchimento deve utilizar informações específicas e verificáveis.
Boas práticas incluem:
- Identificar corretamente o ativo.
- Evitar descrições genéricas.
- Registrar os horários reais.
- Separar sintoma, diagnóstico, causa e solução.
- Informar códigos e quantidades dos materiais.
- Registrar valores das medições com suas unidades.
- Explicar qualquer alteração no escopo.
- Documentar pendências.
- Informar a condição final do equipamento.
- Revisar a OS antes do encerramento.
Quando a causa ainda não puder ser confirmada, o técnico deve indicar que se trata de uma hipótese. Não é necessário transformar uma possibilidade em conclusão apenas para preencher o campo.
Como controlar as situações da OS?
As situações precisam representar o fluxo real do trabalho.
Um exemplo de sequência é:
- Solicitada.
- Em análise.
- Aprovada.
- Planejada.
- Programada.
- Em deslocamento.
- Em execução.
- Pendente.
- Concluída.
- Validada.
- Encerrada.
- Cancelada.
Não é obrigatório utilizar todas essas opções. Entretanto, trabalhar apenas com “aberta” e “fechada” pode esconder etapas importantes.
Também é recomendável definir:
- Quem pode alterar cada situação.
- Quais campos são obrigatórios em cada etapa.
- Quando a reserva de materiais deve ocorrer.
- Em qual momento o ativo é liberado.
- Quem pode encerrar a ordem.
- Como os cancelamentos serão registrados.
Quais indicadores podem ser gerados?
As ordens de serviço podem fornecer dados para indicadores como:
- Quantidade de ordens abertas.
- Quantidade de ordens vencidas.
- Tempo médio de atendimento.
- Tempo médio de reparo.
- Tempo entre falhas.
- Disponibilidade dos ativos.
- Cumprimento do plano preventivo.
- Custos por equipamento.
- Horas trabalhadas por tipo de manutenção.
- Consumo de materiais.
- Índice de reincidência.
- Distribuição entre manutenção preventiva e corretiva.
- Tempo de indisponibilidade.
- Percentual de serviços concluídos na primeira intervenção.
Os indicadores dependem da qualidade do preenchimento. Se os horários, equipamentos e causas não forem registrados de maneira consistente, os resultados poderão produzir interpretações equivocadas.
Ordem de serviço em papel, planilha ou sistema?
Uma OS em papel pode atender operações pequenas e ambientes nos quais o documento físico ainda faz parte do processo. Sua principal limitação é a dificuldade para atualizar, localizar e analisar os registros.
Uma planilha permite controlar datas, situações, responsáveis e custos. Entretanto, exige cuidado com permissões, versões, fórmulas e preenchimentos simultâneos.
Um sistema de ordem de serviço ou CMMS pode centralizar:
- Cadastro de ativos.
- Planos preventivos.
- Agenda da equipe.
- Aplicativo móvel.
- Checklists.
- Fotos.
- Materiais.
- Horas trabalhadas.
- Assinaturas.
- Histórico.
- Indicadores.
- Integrações.
A escolha deve considerar o volume de ordens, a quantidade de ativos, a distribuição da equipe e a necessidade de informações em tempo real.
Erros comuns nas ordens de manutenção
Identificar somente o local
Registrar apenas “setor de produção” não informa qual equipamento foi atendido. A OS precisa estar vinculada ao ativo correto.
Misturar sintoma e diagnóstico
A percepção do operador não deve ser registrada automaticamente como causa técnica.
Não consultar o histórico
Problemas recorrentes podem passar despercebidos quando cada atendimento é tratado isoladamente.
Utilizar o mesmo modelo para todas as manutenções
Preventiva, corretiva e preditiva exigem informações diferentes.
Não registrar materiais
Sem esse controle, a empresa não conhece o custo real nem consegue planejar o estoque.
Encerrar sem teste
A conclusão deve indicar como o funcionamento foi verificado após a intervenção.
Deixar a ordem pendente sem próximo passo
Toda pendência precisa ter motivo, responsável e prazo.
Usar campos descritivos para tudo
Listas padronizadas facilitam a análise de tipos de falha, causas, prioridades e situações. Campos abertos devem permanecer onde a explicação técnica é necessária.
Registrar todas as causas como “desgaste natural”
Descrições excessivamente amplas impedem a identificação de problemas relacionados à operação, instalação, lubrificação, ambiente, especificação ou montagem.
Como melhorar o processo de manutenção usando as ordens?
Criar a OS é apenas o primeiro passo. A empresa também precisa analisar os dados gerados.
Algumas ações são:
- Identificar ativos com falhas recorrentes.
- Comparar custos de manutenção.
- Revisar frequências preventivas.
- Verificar atrasos.
- Analisar reincidências.
- Melhorar listas de materiais.
- Atualizar procedimentos.
- Avaliar tempos de execução.
- Revisar a criticidade dos equipamentos.
- Criar planos para atividades repetitivas.
- Treinar a equipe com base nos erros de preenchimento.
Se várias ordens corretivas apresentam o mesmo problema, pode ser necessário investigar a causa de forma mais ampla, em vez de continuar repetindo o mesmo reparo.
Conclusão
A ordem de serviço de manutenção organiza todo o ciclo da intervenção, desde a identificação da necessidade até a validação do resultado.
Uma OS completa deve informar o ativo, a prioridade, os responsáveis, os materiais, os procedimentos, o diagnóstico, a causa, a solução e a condição final do equipamento.
Também é importante adaptar sua estrutura ao tipo de manutenção. Ordens preventivas precisam estar ligadas a planos e frequências. Ordens corretivas devem detalhar sintomas, causas e reparos. Ordens preditivas precisam preservar medições, limites e tendências.
Quando os registros são padronizados e analisados, a empresa deixa de utilizar a OS apenas como comprovante e passa a empregá-la como uma fonte de informação para melhorar a confiabilidade dos ativos, os custos e o planejamento.
